Procedura zgłoszeń wewnętrznych w
Uniwersytecie Łódzkim – ochrona sygnalistów
Od 27 listopada 2024 r. w Uniwersytecie Łódzkim obowiązuje Procedura zgłoszeń wewnętrznych, która powstała w oparciu o przepisy unijne i krajowe. Ma ona na celu ochronę sygnalistów i umożliwienie bezpiecznego zgłaszania naruszeń prawa w UŁ.
Sygnalista to osoba, która zgłasza informację o naruszeniach prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Może nim być np. pracownik (niezależnie od formy zatrudnienia), kontrahent, czy osoba ubiegająca się o pracę w UŁ.
Zgłoszenia mogą dotyczyć korupcji, zamówień publicznych, nadużyć finansowych, zagrożeń dla zdrowia i bezpieczeństwa, ochrony prywatności i danych osobowych czy innych działań niezgodnych z prawem w dziedzinach określonych w Procedurze. Celem działania sygnalisty jest zwrócenie uwagi na dostrzeżony problem. Zgłaszanie naruszeń ma służyć organizacji i pomóc w jej prawidłowym funkcjonowaniu poprzez eliminowanie działań niezgodnych z prawem.
PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH W UNIWERSYTECIE ŁÓDZKIM – OCHRONA SYGNALISTÓW
Zarządzenie nr 36 Rektora UŁ z dnia 19.11.2024 r. wprowadza Procedurę zgłoszeń wewnętrznych, która jest następstwem zarówno unijnych, jak i krajowych regulacji:
Procedura ta ma na celu ochronę sygnalistów oraz umożliwienie bezpiecznego zgłaszania naruszeń prawa w UŁ.
Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń
Osobą upoważnioną do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych jest Główny specjalista ds. zarządzania informacją.
Forma zgłoszenia
Zgłoszenie może być dokonane na piśmie lub ustnie.
-
Zgłoszenie pisemne należy wysyłać na adres: Uniwersytet Łódzki, Główny specjalista ds. zarządzania informacją, ul. Narutowicza 68, 90-136 Łódź, z dopiskiem „ZGŁOSZENIE NARUSZENIA”.
-
Zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego przez Głównego specjalistę ds. zarządzania informacją w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku. Ze zgłoszenia ustnego sporządza się protokół, który sygnalista ma możliwość sprawdzić, poprawić i zatwierdzić poprzez podpisanie.
Treść zgłoszenia
Zgłoszenie powinno zawierać:
-
informacje pozwalające na weryfikację zgłoszenia, w tym: szczegółowy opis naruszenia i przybliżony termin jego dokonania;
-
wskazanie naruszonych przepisów prawa;
-
wskazanie osoby, której dotyczy naruszenie;
-
źródło wiedzy sygnalisty o naruszeniu;
-
wskazanie osób mających związek ze sprawą;
-
dane kontaktowe sygnalisty.
Weryfikacja zgłoszenia
Główny specjalista ds. zarządzania informacją weryfikuje czy zgłoszenie podlega rozpatrzeniu w trybie Procedury, w tym: czy osoba, która dokonała zgłoszenia jest sygnalistą w rozumieniu Procedury oraz czy sprawa będąca przedmiotem zgłoszenia mieści się w katalogu naruszeń zawartym w Procedurze. W przypadku, gdy danego zgłoszenia nie można zakwalifikować do rozpatrzenia w trybie Procedury, informuje się o tym sygnalistę. W przypadku istnienia innej procedury wewnętrznej w UŁ właściwej dla zgłoszonej sprawy, informuje się sygnalistę o możliwości skorzystania z tego trybu.
Zgłoszenia anonimowe nie są rozpatrywane.
Potwierdzenie przyjęcia
Główny specjalista ds. zarządzania informacją potwierdza przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
Ochrona sygnalisty
Sygnalista jest chroniony przed działaniami odwetowymi i dyskryminacją. Dane osobowe sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
Postępowanie wyjaśniające
Główny specjalista ds. zarządzania informacją prowadzi postępowanie wyjaśniające, którego celem jest sprawdzenie i obiektywna ocena wszystkich informacji zawartych w zgłoszeniu.
Informację o wynikach postępowania wyjaśniającego przekazuje się sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
Osobą upoważnioną do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych jest Główny specjalista ds. zarządzania informacją
telefon: +48 42 635 48 28
ul. Narutowicza 68, I piętro, pokój 102
90-136 Łódź
